A atividade de compras do Grupo EDP contribui decisivamente para garantir o reconhecimento da EDP como líder em sustentabilidade, pela elevação ética e responsabilidade ambiental, social e económica das suas práticas, tendo por objetivo permanente aumentar a produtividade e desenvolver vantagens competitivas. A atividade de compras promove um perfil de negócio de baixo risco e máxima eficiência, numa perspetiva de longo prazo, e é um dos pilares do Strategic Update da EDP 2021-2025. A Gestão de Risco obedece ainda à Política Corporativa de Gestão Empresarial de Risco.
Abordagem à Gestão do Risco
O objetivo de mitigação de riscos e eficiência máxima determina que o modelo organizacional da UPG seja operacionalizado de acordo com categorias de compras e que o processo decisional obedeça a um rigoroso protocolo de procedimentos. Os objetivos de mitigação de riscos podem ser visualizados no seguinte diagrama:
Risco Contrato
A análise de riscos começa por identificar os riscos específicos do tipo de bem ou atividade que se visa contratar. Estes riscos podem ser de natureza técnica, económica, reputacional, ambiental e social e vão definir as exigências que serão incluídas nos cadernos de encargos.
O Grupo EDP utiliza dois instrumentos principais para mapear os riscos específicos de sustentabilidade de cada tipo de bem ou atividade:
- Riscos de Atividade Económica – Banco Europeu para a Reconstrução e o Desenvolvimento - lista de riscos ambientais e sociais associados a cada atividade económica organizados de acordo com o sistema de classificação de atividade da União Europeia, NACE 2.0, revisão 2014.
- Matriz de Impactos – Matriz de riscos que identifica impactos potenciais negativos para a EDP e que deverão ser mitigados pelo caderno de encargos.
Risco Empresa
As empresas convidadas a apresentar propostas de fornecimento são selecionadas de acordo com o nível de exigência dos cadernos de encargos. Para o efeito, as empresas devem estar registadas na EDP e, em função da natureza do contrato, poderão ter de estar qualificadas.
São valorizados, entre outros, os seguintes aspetos:
- Análise de risco dos fornecedores a consultar;
- Avaliação de fornecedores;
- Resultados de auditorias efetuadas;
- Informação sobre Responsabilidade Social Corporativa;
- Experiência/resultados de contratos análogos com outras entidades;
- Ausência de litígios e/ou dívidas ao Grupo EDP.
O Grupo EDP utiliza dois instrumentos principais para garantir a mitigação dos riscos na seleção de empresas fornecedoras:
- Avaliação do Fornecedor – é baseado no Sistema de Registo de Fornecedores que inclui um sistema auto declarativo de cada empresa, os resultados de avaliações externas e de avaliações realizadas pela EDP. Este sistema gera uma notação de risco e de sustentabilidade para cada empresa. Entre outras, são utilizadas as seguintes fontes de informação externa: Dun & Bradstreet, RepRisk.
- Qualificação do Fornecedor e do bem ou serviço a fornecer – a qualificação de fornecedores é o processo de homologação de fornecedores habilitados para o fornecimento de uma determinada categoria de bens ou serviços, num quadro de superior exigência técnica, ambiental, social e económico-financeira. Por esta via é pré-garantida a mitigação de riscos.
Risco País
O risco país influencia a avaliação de risco dos contratos e das empresas fornecedoras e tem implicações no processo de decisão de compras. Utilizando uma metodologia de Business Intelligence, a UPG recorre a várias fontes externas credíveis para desenvolver um processo permanente e sustentado de análise de risco. A EDP privilegia o cruzamento de informação de risco atípica que complementa os rankings convencionais. Duas das fontes externas para a análise de risco são:
- RobecoSam – esta entidade desenvolve o Country Sustainability Ranking com a finalidade de propiciar um novo patamar de informação para apoiar as decisões dos investidores em títulos soberanos. A EDP utiliza esta fonte para gerar um mapa inverso de riscos país e identificar subtemas de análise.
- RepRisk – esta entidade monitoriza continuamente as notícias com impacto negativo económico, social e ambiental e permite obter uma visão dos riscos país ligados às atividades das empresas, cobrindo os temas do Global Compact. A EDP utiliza o RepRisk tanto para a avaliação de risco de empresas como para avaliação de risco país. O RepRisk permite estabelecer uma visão contrastante, atualizada e muito detalhada face aos rankings convencionais.
Medidas de Gestão de Riscos
A informação obtida através da análise de risco, e devidamente tratada, serve de suporte aos processos de negociação geridos pela Unidade de Procurement Global (UPG) e é partilhada, através dos sistemas de gestão de compras e outros meios complementares, com as Unidades de Negócio e as Local Purchasing Teams (LPT) nas diversas geografias, para a aferição do risco e da sustentabilidade de cada processo de seleção e para estabelecer as medidas de gestão dos riscos na contratação de fornecedores.
– Fornecedores identificados como críticos através da análise de um conjunto de critérios, a saber, volume anual de fornecimentos, frequência de fornecimentos, acesso a dados de clientes da EDP, acesso a sistemas técnicos da EDP, acesso a dados reservados, substituibilidade do fornecedor, substituibilidade dos bens ou serviços, consequências na interrupção de fornecimento e relevância estratégica do fornecedor.
A avaliação técnica e de sustentabilidade das propostas dos fornecedores é realizada sem conhecimento da proposta de preço. Apenas as propostas que cumprem as regras estabelecidas no caderno de encargos passam à fase de negociação.
Conjunto de normas que regula os conflitos de interesses e as transações com as partes relacionadas.
A EDP dispõe de uma Direção interna de Auditoria que promove a compliance de conformidade legal, conformidade interna e dos compromissos externos livremente assumidos.
Regulamento ético aplicável a todos os colaboradores que se relacionam com fornecedores.
A EDP dispõe de um Provedor do Cliente. O sistema favorece a monitorização de eventuais impactos de fornecedores que atuam em nome da EDP junto dos clientes.
Além do Código de Conduta do Fornecedor, os contratos estabelecem condições particulares que impõem obrigações de partilha de informação e cumprimento específico de regras de Sustentabilidade.
A EDP dispõe de um Provedor de Ética. O sistema favorece a monitorização dos impactos gerados pelas atividades dos fornecedores que atuam em nome da EDP.
Em função do processo, quer para efeito de Qualificação, quer para verificação da informação recolhida, são desenvolvidas auditorias.
Empresa que desenvolve um sistema de avaliação e auditorias a fornecedores e que integram o Sistema de Registo dos Fornecedores da EDP.
Para todos os fornecimentos que comportam riscos são estabelecidas exigências de obtenção de certificação em Qualidade 9001, Ambiente 14001, OHSAS 18001.
Associação de empresas do setor da energia, na qual a EDP participa, que desenvolve auditorias às minas de carvão.
http://bettercoal.org/
Todos os colaboradores dos fornecedores que atuam em nome da EDP e/ou nas suas instalações devem possuir a formação adequada ao desempenho das suas funções.Sistema de Avaliação de Fornecedores (SAF) é um sistema que estabelece os critérios e regras de avaliação e regista o desempenho dos fornecedores. Este sistema visa:
- Reduzir o risco na seleção de fornecedores;
- Incrementar o desempenho dos fornecedores do Grupo EDP, numa perspetiva de melhoria contínua;
- Satisfazer os requisitos de normas de qualidade e ambiente;
- Alimentar o Sistema de Registo de Fornecedores.
Para certos fornecimentos, o processo obriga à Qualificação prévia do Fornecedor. A Qualificação é uma medida fundamental na mitigação dos riscos.
Em função dos resultados das auditorias e inspeções são estabelecidos planos de correção e, sempre que necessário, planos de melhoria.
De acordo com a notação de risco de cada contrato, é definido um plano de monitorização do desempenho do fornecedor. Tipicamente, além da monitorização técnica, são desenvolvidas auditorias e inspeções nos temas ambientais, segurança e cumprimento legal. O resultado desta monitorização atualiza a informação do Registo do Fornecedor, influenciando a sua avaliação.
Os critérios de adjudicação e respetivas ponderações são definidos previamente ao lançamento da consulta. O fator preço tem uma ponderação mínima de 50%.
- A negociação ocorre apenas com os fornecedores cuja proposta tenha obtido análise favorável de conformidade com o caderno de encargos. Entre outros aspetos, o negociador aprecia:
- Caraterísticas do bem ou serviço a adquirir;
- Situação do mercado, fornecedores, dinâmica de preços e custos totais (TCO);
- Objetivos de poupança do Grupo EDP;
- Expetativas da Unidade de Negócio e orçamento envolvido;
- Mitigação do risco e sustentabilidade dos fornecedores;
- Volumes de compras anteriores e processos envolvendo os mesmos concorrentes.
O negociador é apoiado por um protocolo e normas de decisão que o protege de eventuais anomalias negociais.
O caderno de encargos estabelece as exigências mínimas de conformidade legal, técnica, económica, social e ambiental que o fornecedor deve cumprir.
– A análise de risco gera uma notação de risco para cada fornecedor em função de cada contrato. O risco do Fornecedor varia em função do país em que está a operar e do tipo de exigência do caderno de encargos. Para certos fornecimentos, o Caderno de Encargos obriga à Qualificação prévia do Fornecedor.